Filing Adalah

Pertumbuhan dan Skalabilitas

Sebuah Filing System yang baik harus dapat tumbuh seiring dengan perusahaan. Ini berarti perusahaan menambahkan lebih banyak dokumen dan informasi seiring dengan pertumbuhan bisnis tanpa mengorbankan efisiensi atau aksesibilitas.

Apa itu Filing System

Filing System adalah suatu sistem, metode, atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Keamanan dan Perlindungan Data

Filing System membantu melindungi dokumen penting dari resiko kerusakan, kehilangan, atau kebakaran. Dokumen – dokumen sensitif dapat disimpan dengan aman dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki izin.

Review dan Rekomendasi

Lakukan riset online dan baca ulasan dari pengguna lain untuk mengetahui pengalaman mereka dengan filing cabinet tertentu. Rekomendasi dari rekan kerja atau teman yang sudah menggunakan filing cabinet juga bisa menjadi referensi Anda.

Fungsi Filing Cabinet

Dalam dunia bisnis dan kehidupan sehari-hari, dokumen-dokumen seperti kontrak, laporan keuangan, data karyawan, dan dokumen penting lainnya harus diatur dengan baik agar mudah diakses ketika diperlukan. Itulah mengapa kabinet arsip menjadi bagian penting dari setiap kantor atau ruang kerja.

Filing cabinet umumnya digunakan untuk menyimpan dokumen bisnis penting untuk mencegah berbagai kerusakan yang dapat disebabkan oleh faktor eksternal seperti kelembaban, serangga atau api.

Namun, tahukah Anda bahwa selain fungsi utama tersebut, filing cabinet memiliki beberapa kegunaan lain untuk kantor. Berikut beberapa fungsi filing cabinet:

Oleh karena itu, lemari arsip merupakan alat yang sangat penting untuk menjaga keamanan, ketertiban, dan kebersihan (K3) di lingkungan kerja atau tempat lain yang membutuhkan penyimpanan dokumen yang rapi dan teratur.

Pertimbangkan Ukuran dan Kapasitas

Pastikan ukuran dan kapasitas filing cabinet sesuai dengan jumlah dokumen yang akan disimpan. Lebih baik memilih lemari arsip yang memiliki ruang lebih untuk penambahan dokumen di masa mendatang.

Keamanan dokumen adalah hal yang krusial. Jadi, pilihlah filing cabinet yang dilengkapi dengan sistem penguncian yang aman. Sebelum membeli, pastikan filing cabinet dilengkapi dengan sistem keamanan yang memadai. Pilihlah yang memiliki kunci atau pengaman elektronik untuk melindungi dokumen penting dari akses yang tidak sah.

Pengelolaan Siklus Hidup Dokumen

Filing System membantu mengatur siklus hidup dokumen, mulai dari pembuatan hingga penyimpanan jangka panjang atau penghapusan. Dokumen yang sudah tidak digunakan lagi dapat dikelola sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Sebuah Filing System memungkinkan perusahaan mematuhi peraturan dan persyaratan hukum yang berlaku terkait.

Meningkatkan Aksesibilitas & Cepatnya Pencarian

Filing System yang baik memungkinkan karyawan dengan mudah mengakses dokumen yang mereka butuhkan. Ini bisa menjadi kunci untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari dokumen, dan memastikan informasi dapat ditemukan dengan cepat.

Pencarian Anda "filing" tidak ditemukan di Kamus Besar Bahasa Indonesia

Definisi / Arti kata filing tidak ada di KBBI, kami beri cara munulis yang baik dan benar.. Lihat arti dan definisi di jagokata.

Database utama KBBI merupakan Hak Cipta Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, Kemdikbud (Pusat Bahasa)

Filing adalah kegiatan menyimpan dan mengatur berkas rekam medis untuk memudahkan pencarian. Perlengkapan filing meliputi almari, rak sortir, petunjuk penyimpanan, folder, dan map. Penyimpanan dokumen rekam medis menggunakan rak dan ruangan bersih serta teratur. Rak filing adalah almari tanpa pintu untuk menyimpan berkas, dengan kapasitas tergantung ukuran, tebal berkas, dan sistem penjaj

Electronic Filing atau e-filing merupakan sebuah sistem yang mengatur cara penyampaian atau pelaporan pajak (Surat Pemberitahuan Tahunan/SPT) dan penyampaian pemberitahuan perpanjangan SPT Tahunan secara elektronik melalui penyedia jasa aplikasi yang dilakukan secara online dan real time. Pelapor yang akan melaporkan pajaknya harus memiliki Electronic Filing Identity Number (EFIN) sebelum melakukan pelaporan pajak SPT. Penyedia jasa aplikasi atau penyedia layanan pajak merupakan pihak yang telah ditunjuk untuk menyelenggarakan layanan terkait proses penyampaian e-filing. Pihak tersebut juga bertugas sebagai penyedia aplikasi SPT elektronik dan penyalur SPT elektronik. Di Indonesia penyedia layanan pajak elektronik yang menyediakan layanan tersebut adalah DJP Online.

Penggunaan e-filing untuk pelaporan pajak diatur dalam Peraturan Dirjen Pajak Nomor PER-02/PJ/2019 tentang Tata Cara Penyampaian, Penerimaan, dan Pengolahan Surat Pemberitahuan yang mengharuskan Wajib Pajak (WP) untuk menggunakan E-Filing dalam menyampaikan laporan pajaknya. Peraturan tersebut dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak Indonesia (DJP) yang berada di bawah naungan Kementrian Keuangan Indonesia. Peraturan pengaplikasian e-filing juga mengharuskan Wajib Pajak Badan yang terdaftar di KPP Madya, KPP Kanwil DJP Jakarta Khusus, Kanwil DJP Wajib Pajak Besar, menyampaikan SPT Tahunan, SPT Masa PPh Pasal 21/26 dan SPT Masa PPN dengan menggunakan e-filing.

Selain Wajib Pajak Badan, terdapat juga Wajib Pajak tertentu yang harus menyampaikan SPT dengan e-filing. Wajib Pajak tersebut seperti Wajib Pajak yang melakukan pemotongan PPh terhadap 20 karyawan lebih yang diwajibkan menyampaikan SPT Masa PPh Pasal 21/26. Pengusaha Kena Pajak (PKP) pun juga turut diharuskan untuk menyampaikan SPT Masa PPN dengan e-filing. Penyampaian pajak SPT tidak akan diterima dan diproses jika disampaikan secara langsung atau mengirimkannya langsung ke kantor pajak, SPT tersebut akan dikembalikan lagi kepada pelapor.

E-filing diaplikasikan di Indonesia sebagai suatu transformasi terhadap sistem administrasi perpajakan. Sebelum adanya e-filing, proses pelaporan pajak dilakukan dengan cara konvensional yang mengharuskan pelapor untuk datang ke kantor pajak dan melaporkan pajaknya. Terdapat juga kendala-kendala sebelum diaplikasikannya e-filing untuk penyampaian atau pelaporan pajak saat sekarang ini. Kendala tersebut berupa besarnya beban administrasi untuk melakukan penerimaan, pengolahan, dan pengarsipan SPT di sepanjang tahun. Proses penerimaan, pengolahan, dan pengarsipan SPT juga sangat panjang hingga memakan waktu yang lama membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Hal itu lah yang membuat Direktorat Jenderal Pajak (DJP) melakukan inovasi yang berbasis teknologi untuk merampingkan proses administrasi perpajakan tersebut. Dengan adanya transformasi di administrasi perpajakan, dapat menjadikan sistem pelaporan pajak menjadi lebih praktis, dapat meminimalisir biaya, waktu, dan lebih memudahkan dalam hal wajib pajak.

Jenis pelayanan ini ditujukan untuk WP Orang Pribadi yang sumber penghasilannya diperoleh dari satu atau lebih pemberi kerja. Jenis pelayanan ini juga berlaku untuk WP Orang Pribadi yang memiliki penghasilan lainnya yang bukan dari kegiatan usaha dan/atau pekerjaan bebas. Contoh WP Orang Pribadi tersebut seperti karyawan, Pegawai Negeri Sipil (PNS), Tentara Nasional Indonesia (TNI), Kepolisian Republik Indonesia (POLRI), serta Pejabat Negara lainnya yang memiliki penghasilan lain seperti sewa rumah, honor pembicara/pengajar/pelatih dan lain sebagainya.

Jenis pelayanan ini ditujukan untuk orang pribadi dengan kriteria seperti sumber penghasilannya dari satu pemberi kerja (sebagai karyawan), jumlah penghasilan bruto tidak lebih dari Rp60.000.000 per tahun, dan tidak memiliki penghasilan lainnya kecuali penghasilan dari bunga bank dan bunga koperasi.

Jenis pelayanan ini ditujukan untuk SPT Tahunan Orang Pribadi 1770 dan SPT Tahunan Badan 1771. SPT Tahunan Orang Pribadi 1770 ditujukan untuk WP yang penghasilannya bersumber dari usaha/pekerjaan bebas dan dari satu atau lebih pemberi kerja dalam negeri lainnya dan luar negeri atau yang dikenakan PPh Final yang bersifat Final. Pelayanan ini juga dapat digunakan untuk SPT Tahunan baik itu yang nihil, kurang bayar maupun lebih bayar. Dokumen yang perlu disiapkan untuk unggah SPT Tahunan jenis pelayanan ini adalah Laporan Keuangan (Pembukuan), Rekap Bulanan Peredaran Bruto & Biaya (Norma), Daftar Pembayaran PPh 25 dari Gerai (WP OPPT), Penghitungan Peredaran Bruto & Pembayaran (PP 46), Penghitungan PPh (jika PH/MT), Bukti Pemotongan Zakat (jika kolom Zakat diisi), Penghitungan Angsuran 25 (jika ada), dan Penghitungan Kompensasi Kerugian.

Jenis pelayanan SPT Tahunan Badan 1771 ditujukan untuk melaporkan pajak penghasilan bagi Wajib Pajak Badan dengan melampirkan sejumlah dokumen pelengkap seperti laporan keuangan dan lainnya. Dokumen yang perlu disiapkan untuk unggah SPT Tahunan jenis pelayanan ini adalah Laporan Keuangan, Penghitungan Peredaran Bruto & Pembayaran (khusus WP PP 46), Laporan Rasio Keuangan & Utang Swasta Luar Negeri (khusus WP PT yang membebankan utang), Ikhtisar Dokumen Induk & Dokumen Lokal (khusus WP dengan Transaksi Hub Istimewa), Laporan Penyampaian Per Negara, Daftar Nominatif Biaya Jamuan (jika ada), Daftar Nominatif Biaya Promosi (jika ada), dan Khusus WP Migas: Laporan Tahunan Penerimaan Negara dari Kegiatan Hulu Minyak dan/atau Gas Bumi.

Electronic Filing Identification Number (EFIN) adalah nomor identitas yang diterbitkan oleh Direktorat Jendral Pajak kepada Wajib Pajak yang melakukan Transaksi Elektronik dengan Direktorat Jendral Pajak. Pelapor yang akan melakukan penyampaian SPT diharuskan memiliki EFIN untuk melaporkan SPT Tahunan. EFIN berfungsi sebagai alat untuk autentikasi pengguna ketika pertama kali mendaftar atau menggunakan layanan online yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak. Untuk mendapatkan EFIN, pemohon dapat mendatangi langsung Kantor Pelayanan Pajak (KPP) atau Kantor Pelayanan, Penyuluhan, dan Konsultasi Perpajakan (KP2KP) terdekat dan tidak dapat dikuasakan kepada pihak lain. Pemohon Wajib Pajak Orang Pribadi kemudian mengisi, menandatangani, dan menyampaikan Formulir Permohonan Aktivasi EFIN. Dokumen penunjang untuk mendapatkan EFIN dalam bentuk asli antara lain KTP, Paspor atau KITAS/KITAP bagi WNA, dan NPWP atau Surat Keterangan Terdaftar (SKT).

Pelapor SPT Tahunan yang telah memiliki EFIN selanjutnya melakukan pendaftaran akun DJP Online melalui website pajak.go.id. Setelah itu klik login untuk menuju djponline, lalu klik belum registrasi untuk mendaftar. Pada halaman resgistrasi, pelapor akan diminta mengisi NPWP, EFIN, dan kode keamanan, lalu klik submit jika telah selesai. Jika semua data benar, akan muncul link aktivasi yang dikirimkan melalui email pelapor. Link tersebut harus diklik untuk mengaktivasi agar dapat login. Jika sudah diaktivasi, maka akun DJP Online pelapor telah berhasil dibuat.

Sebelum pelapor melakukan pengisian e-filing, pelapor diminta menyiapkan beberapa dokumen pelengkap yang akan digunakan pada proses pengisian e-filing. Dokumen yang dimaksud diantaranya Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). NPWP merupakan nomor induk pajak yang berlaku seumur hidup dan tidak akan berubah walaupun domisili pemilik berbeda dengan tempat tinggalnya. Dokumen selanjutnya adalah Electronic Filing Identification Number (EFIN). EFIN merupakan nomor identitas yang diperlukan untuk verifikasi pelapor pada DJP Online. Dokumen berikutnya adalah bukti potong pajak. Terdapat beberapa bukti potong pajak seperti Bukti potong 1721 A1 (pegawai swasta) atau 1721 A2 (PNS); Bukti potong 1721 VII untuk pemotongan PPh Pasal 21 yang bersifat final; Bukti potong PPh Pasal 23 untuk penghasilan dari sewa selain tanah dan bangunan; dan Bukti potong PPh Pasal 4 ayat 2 untuk sewa tanah dan bangunan. Selanjutnya adalah daftar penghasilan dan daftar harta pribadi pelapor. Dokumen tersebut dapat berupa buku tabungan, sertifikat tanah, sertifikat bangunan, dan rekening utang. Dokumen berikutnya adalah daftar tanggungan keluarga pelapor dan bukti pembayaran zakat pelapor.

Pengisian SPT Tahunan 1770 SS dilakukan di website djponline.pajak.go.id. Pelapor diharuskan masuk dahulu ke laman tersebut. Pada halaman tersebut, pelapor diminta untuk mengisi NPWP, kata sandi, kode keamanan (captcha). Jika ketiga data tersebut benar, pelapor dapat melanjutkannya dengan memilih menu layanan e-Filing. Selanjutnya pelapor memilih menu Buat SPT dan menjawab pertanyaan yang tampil di laman Formulir SPT. Pelapor juga diminta mengisi pertanyaan tersebut dan memilih menu SPT 1770 SS jika sudah selesai menjawabnya. Ketika telah masuk di laman SPT 1770 SS, pelapor diminta mengisi data yang ada di formulir tersebut. Data-data yang diminta meliputi tahun pajak, status SPT, Pajak penghasilan, daftar penghasilan dan daftar harta pribadi. Jika telah selesai mengisi semua data yang diminta, pelapor diminta untuk membubuhkan tanda centang pada kolom Setuju di bagian pernyataan. Data yang telah dimasukkan pelapor tadi akan ditampilkan secara ringkas dalam ringkasan SPT, selanjutnya pelapor diminta mengambil kode verifikasi. Kode verifikasi tersebut akan dikirimkan melalui email atau nomor telepon. Pelapor dapat memilih salah satunya dan memasukkan kode verifikasi yang diterima tersebut di kolom Kode Verifikasi. Jika kode tersebut sesuai, maka pelapor dapat mengirimkan SPT dengan menekan menu kirim SPT. SPT yang berhasil terkirim ditandai dengan adanya Bukti Penerimaan Elektronik (BPE) SPT Tahunan PPh yang dikirmkan ke email pelapor.

Pengisian SPT Tahunan 1770 S dilakukan secara mandiri oleh pelapor di website https://djponline.pajak.go.id. Pada laman tersebut, pelapor dapat masuk untuk mulai mengisi data pelaporan SPT. Data yang diminta setelah masuk di laman tersebut yaitu NPWP, kata sandi, kode keamanan (captcha). Setelah itu pelapor dapat memilih menu Login dan menu layanan e-Filing. Untuk melaporkan SPT, pelapor dapat memilih atau klik Buat SPT dan menjawab pertanyaan yang tampil di laman Formulir SPT. Pelapor diminta mengisi pertanyaan tersebut dan klik SPT 1770 S dengan panduan jika pelapor belum tau cara mengisi formulir 1770 S dan ingin dipandu di tampilan pengisiannya. Ketika telah masuk di laman SPT 1770 S, pelapor diminta mengisi data yang ada di formulir tersebut. Data yang diminta meliputi tahun pajak dan status SPT. Setelah mengisi data, pelapor dapat melanjutkan ke pengisisan data berikutnya. Pada tampilan berikutnya pelapor diminta mengisi daftar pemotongan atau pemungutan PPh oleh pihak lain dan PPh yang ditanggung pemerintah. Jika telah selesai mengisinya, pelapor dapat menekan tombol Simpan dan akan ditampilkan ringkasan pemotongan pajak pelapor. Data yang harus diisi selanjutnya adalah jumlah penghasilan neto dalam negeri sesuai dengan pekerjaan pelapor SPT. Jika pelapor memiliki penghasilan dalam negeri, maka dapat dilanjutkan dengan mengisi data tersebut. Masih ssama dengan data sebelumnya, jika pelapor memiliki penghasilan luar negeri, maka di tahap selenjutnya pelapor diminta mengisi data dan menjawab pertanyaan terkait penghasilan luar negeri tersebut. Data selanjutnya yang perlu diisi pelapor yaitu mengisi status kewajiban perpajakan suami istri dan golongan Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP). Data berikutnya adalah pengembalian atau pengurangan PPh Pasal 24 dari penghasilan luar negeri jika pelapor memilikinya. Jika data tersebut telah selesai diisi, maka data selanutnya yaitu pembayaran PPh Pasal 25 dan Pokok SPT PPh Pasal 25. Jika pelapor tidak memilikinya, maka dapat dilanjutkan ke data berikutnya. Setelah itu akan ditampilkan perhitungan PPh dan SPT pelapor berdasarkan data yang telah diisi sebelumnya. Pada tampilan tersebut akan tampak apakah status SPT pelapor Nihil, Kurang Bayar, atau Lebih Bayar.

Jika data tersebut sudah benar, pelapor dapat memilih menu berikutnya. Selanjutnya akan muncul tampilan perhitungan PPh Pasal 25 jika pelapor memilikinya. Setalah semua data selesai diisi, pelapor dapat mengonfirmasi dengan memilih menu setuju/agree. Selanjutnya akan ditampilkan ringkasan SPT pelapor dan pengambilan kode verifikasi. Pelapor diminta mengambil kode verifikasi tersebut. Kode verifikasi tersebut akan dikirimkan melalui email atau nomor telepon. Pelapor dapat memilih salah satunya dan memasukkan kode verifikasi yang diterima tersebut di kolom Kode Verifikasi. Berikutnya yang perlu dilakukan oleh pelapor adalah menekan menu Kirim SPT untuk mengirimkan SPT yang telah diisi. Jika sudah dikirmkan, hal itu menandakan pelapor telah berhasil melaporkan SPT tahunannya. Pelapor akan mendapatkan Bukti Penerimaan Elektronik (BPE) SPT Tahunan PPh atau e-filing 1770 S yang dikirmkan ke email pelapor.

Pelapor SPT Tahunan dapat mengunggah SPT Tahunannya dengan menggunakan e-filing. Sebelum mengunggah, pelapor diharuskan mengunduh aplikasi e-SPT di https://pajak.go.id/aplikasi-page/. Setelah itu pelapor diminta mengisi dan membuat file dengan format .CSV dari e-SPT 1770. Pembuatan SPT dapt dilakukan dengan mengikuti panduan yang disediakan. Pelapor dapat memilih menu unggah SPT dan memilih file .CSV yang akan diunggah dengan nama. Hal yang perlu diperhatikan yaitu format file yang diunggah harus berupa format csv. Namun, file dapat digabungkan menjadi satu file dalam format PDF jika pelapor memiliki lampiran tambahan (laporan keuangan, daftar omzet tempat-tempat usaha) dengan memilih menu browse. Nama file berformat PDF tersebut harus sama dengan nama file .CSV yang diunggah oleh pelapor. Jika file yang akan diunggah telah dipilih semua, pelapor dapat memulai mengunggah SPT dengan memilih menu Start unggah. e-SPT akan berhasil diunggah jika telah muncul notifikasi Proses unggah selesai. Pelapor akan mendapatkan kode verifikasi untuk melanjutkannya. Jika kode tersebut sudah didapatkan, itu menandakan file SPT telah selesai diunggah dan akan tampil ringkasan SPT yang diunggah tersebut. Hal yang perlu juga dipastikan oleh pelapor yaitu dalam baris Catatan harus tertulis Lengkap: Siap Kirim. Selanjutnya pelapor dapat mengambil kode verifikasi, lalu mengisikannya di kolom kode verifikasi, lalu kirim. Setelah SPT berhasil dikirimkan, akan tampil Bukti Penerimaan Elektronik (BPE) yang nantinya akan dikirmkan ke email pelapor SPT.

Keuntungan atau manfaat yang diperoleh oleh Wajib Pajak ketika menggunakan layanan e-filing yaitu pelaporan SPT menjadi lebih fleksibel, efisien, cepat, dan akurat. Aktivitas pelaporan SPT dapat dilakukan oleh pelapor dimana saja dan kapan saja selama 24 jam. Proses pengecekan, pengontrolan dan penyeimbangan data yang terkam dalam e-filing membantu memantau proses pengisian yang tidak tepat, sehingga hasil yang dilaporkan lebih akurat. Keuntungan dari Kantor Pelayanan, Penyuluhan, dan Konsultasi Perpajakan (KP2KP) dengan adanya e-filing ini adalah membantu dalam meringankan beban pekerjaan bidang pelayanan dan administrasi. Pelaporan SPT Tahunan menggunakan e-filing juga mengurangi pertemuan langsung wajib pajak dengan petugas pajak dan mengurangi dampak antrean serta volume pekerjaan proses penerimaan SPT sekaligus turut menjalankan protokol kesehatan di masa pandemi ini. Selain itu, pelaporan dengan e-filing juga dapat mengurangi volume berkas fisik atau kertas dokumen perpajakan.

Terlepas dari semua keuntungan yang ada, terdapat beberapa hambatan dalam penggunaan e-filing ini untuk pelaporan SPT Tahunan. Hambatannya yaitu pada sistem jaringan, kadang kala terjadi eror pada jaringan yang menyebabkan proses pengisian e-filing terkendala. Selain itu juga kurangnya pemahaman Wajib Pajak atau pelapor SPT Tahunan terkait penggunaan e-filing ini, sehingga perlu dilakukan sosialisasi secara intensif dan tepat sasaran.

Filing cabinet, atau biasa disebut “lemari arsip”, merupakan perangkat penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan dan mengatur berbagai dokumen, surat, dan berkas penting. Jenis kabinet ini menjadi bagian penting dalam mengorganisir ruang kerja, baik itu di kantor, rumah, atau lembaga pendidikan.

Umumnya, filling cabinet banyak digunakan oleh kantor-kantor karena keunggulannya yang sangat banyak. Artikel ini akan membahas secara detail mengenai filing cabinet, termasuk jenis-jenisnya, cara memilih yang tepat serta keuntungan menggunakan lemari arsip ini.

Fungsi Utama Filing System

Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan diterapkan perlu dipertimbangkanbeberapa hal diantaranya adalah bentuk arsip, sifat serta bidang – bidang kegiatan organisasi dan karakteristik organisasi yang bersangkutan. Berikut 6 fungsi utama filing system dalam sebuah kantor atau perusahaan!